Ako zaúčtovať prijatú faktúru? Praktický postup krok za krokom

Prijatá faktúra patrí medzi najčastejšie účtovné doklady, s ktorými sa účtovník stretáva. Pre skúseného účtovníka je jej spracovanie bežnou rutinou, no pre človeka, ktorý s účtovníctvom začína, môže byť otázka „Ako ju vlastne zaúčtujem?“ pomerne náročná.

Nestačí iba prepísať údaje z faktúry do účtovného programu. Najskôr je potrebné pochopiť, čo faktúra obsahuje, čo firma nakúpila, kam daný náklad patrí a ako sa má účtovný prípad správne zachytiť.

V tomto článku si preto prejdeme základný postup pri účtovaní prijatej faktúry krok za krokom a ukážeme si aj niekoľko konkrétnych príkladov z praxe.

Čo je prijatá faktúra?

Prijatá faktúra je faktúra, ktorú firma dostane od svojho dodávateľa za dodaný tovar alebo poskytnutú službu.

Môže ísť napríklad o faktúru za:

• kancelárske potreby,
• telefón a internet,
• nájom,
• účtovné alebo právne služby,
• reklamu a marketing,
• materiál,
• tovar,
• energie,
• softvér alebo rôzne online služby.

Pre účtovníka je však dôležité nielen to, že firma faktúru dostala, ale najmä čo sa na faktúre účtuje a ako daný účtovný prípad správne zaradiť.

Čo skontrolovať pred zaúčtovaním faktúry?

Pred samotným účtovaním je dobré faktúru najskôr skontrolovať.

Pozornosť treba venovať najmä týmto údajom:

• kto je dodávateľ,
• kto je odberateľ,
• číslo faktúry,
• dátum vystavenia,
• dátum dodania,
• dátum splatnosti,
• predmet fakturácie,
• fakturovaná suma,
• prípadná DPH,
• spôsob úhrady a bankové údaje.

Dôležité je tiež skontrolovať, či faktúra skutočne súvisí s podnikateľskou činnosťou firmy a či jej obsah zodpovedá tomu, čo bolo dodané.

Až potom má zmysel riešiť samotné zaúčtovanie.

Ako postupovať pri účtovaní prijatej faktúry?

Pri bežnej faktúre si môžeme postup rozdeliť do niekoľkých krokov.

1. Zistite, čo firma nakúpila

Toto je jeden z najdôležitejších krokov.

Na faktúre môže byť napríklad uvedené:

Grafické služby – 300 €

alebo:

Kancelársky papier – 50 €

alebo:

Notebook – 1 000 €

Každý z týchto prípadov môže mať iný spôsob účtovania.

Preto účtovník nemôže rozhodovať iba podľa názvu dodávateľa. Dôležité je vedieť, čo firma skutočne prijala.

2. Určite, kam náklad patrí

Po oboznámení sa s faktúrou treba určiť, aký druh účtovného prípadu predstavuje.

Napríklad faktúra za grafické služby bude patriť do skupiny nákladov na služby. Kancelársky papier však môže byť materiálom, ale aj tovarom. Ide o to, za akým účelom ho firma kúpila. Notebook v hodnote 1000 eur môže firma účtovať ako náklad, ale môže sa rozhodnúť účtovať ho ako dlhodobý majetok a do nákladov ho dávať postupne prostredníctvom odpisov.

Pri podvojnom účtovníctve sa následne vyberá príslušný účet podľa charakteru účtovného prípadu.

Pre začínajúceho účtovníka je preto dôležité naučiť sa nielen jednotlivé účty, ale najmä rozpoznať ekonomický obsah účtovného prípadu.

3. Skontrolujte DPH

Ak je dodávateľ platiteľom DPH a faktúra obsahuje DPH, treba posúdiť aj jej správne zaúčtovanie.

Nestačí však automaticky predpokladať, že každú DPH z prijatej faktúry si firma môže odpočítať.

Je potrebné posúdiť konkrétny účtovný prípad a splnenie podmienok na odpočítanie dane.

4. Zaúčtujte faktúru

Pri podvojnom účtovníctve sa prijatá faktúra účtuje na príslušné účty podľa toho, čo bolo predmetom dodávky.

Napríklad pri faktúre za bežnú službu môže účtovný zápis vyzerať zjednodušene takto:

518 / 321 — 300 €

V tomto prípade:

• účet 518 predstavuje náklad na služby,
• účet 321 predstavuje záväzok voči dodávateľovi.

Ak je na faktúre aj DPH, ktorú si odberateľ môže odpočítať, účtovný zápis bude obsahovať aj príslušný účet DPH:

343 / 321 — 69 €

Firma, ktorá nie je platiteľom DPH, si nemôže DPH odpočítať. Preto sa na sumu DPH uvedenú na faktúre pozerá ako na náklad. V podstate ju zaujíma celková suma aj s DPH. DPH je teda pre ňu náklad alebo majetok.

Čo sa deje po zaúčtovaní faktúry?

Zaúčtovaním prijatej faktúry ešte celý proces nekončí.

Firma má voči dodávateľovi záväzok, ktorý treba následne uhradiť.

Jednoducho povedané:

Prijatá faktúra → zaúčtovanie záväzku → úhrada faktúry

Pri úhrade z bankového účtu sa následne účtuje aj pohyb peňažných prostriedkov.

Pre účtovníka je preto dôležité rozlišovať medzi zaúčtovaním faktúry a jej úhradou. Ide o dva súvisiace, ale rozdielne účtovné prípady.

Praktický príklad prijatej faktúry

Predstavme si, že firma dostane faktúru za marketingové služby.

Faktúra:

• marketingové služby: 500 €
• DPH: 115 €
• celkom: 615 €

Účtovník najskôr skontroluje faktúru a následne posúdi, čo bolo firme dodané, do akého nákladového účtu služba patrí a ako sa zaúčtuje DPH.

Zjednodušený účtovný zápis môže vyzerať takto:

518 / 321 — 500 €
343 / 321 — 115 €

Voči dodávateľovi tak vznikne záväzok vo výške 615 €.

Po úhrade faktúry z bankového účtu sa záväzok vysporiada. Podkladom na účtovanie bude bankový výpis. Zaúčtovanie na syntetických účtoch pri úhrade celého záväzku bude takéto:

321 / 221 — 615 €

DPH vo výške 115 eur predstavuje u platiteľa DPH pri tomto účtovnom zápise pohľadávku voči štátu. Vysporiada sa v daňovom priznaní k DPH za príslušné zdaňovacie obdobie.

Ak firma nie je platiteľom DPH, bežne účtuje takéto faktúry za služby v celkovej sume aj s DPH. Zjednodušene takto:

518 / 321 — 615 €

Tento príklad ukazuje, že pri účtovaní faktúry nejde iba o zadanie sumy do programu. Účtovník musí najskôr správne pochopiť celý účtovný prípad a u platiteľa navyše posúdiť, či si môže odpočítať DPH.

Praktické príklady účtovania prijatých faktúr

Teraz si ukážme niekoľko bežných situácií, s ktorými sa môže účtovník pri prijatých faktúrach stretnúť. Zameriame sa na účtovanie u platiteľov DPH.

Faktúra za kancelárske potreby

Firma, platiteľ DPH, nakúpila kancelársky papier a ďalšie kancelárske potreby. Všetko je na účel bežného použitia vo firme, nie na ďalší predaj.

Základ dane: 100 €
DPH: 23 €
Celkom: 123 €

Pri bežnom účtovaní v podvojnom účtovníctve:

501 / 321 — 100 €
343 / 321 — 23 €

Účet 501 vyjadruje náklady na spotrebu materiálu a účet 321 záväzok voči dodávateľovi. Účet 343 predstavuje v tomto konkrétnom prípade pohľadávku voči štátu.

Faktúra za reklamu a marketing

Firma dostala faktúru za marketingové služby.

Základ dane: 300 €
DPH: 69 €
Celkom: 369 €

Účtovanie:

518 / 321 — 300 €
343 / 321 — 69 €

V tomto prípade ide o náklad na služby.

Faktúra za telefón a internet

Firma dostala faktúru za telekomunikačné služby.

Základ dane: 50 €
DPH: 11,50 €
Celkom: 61,50 €

Účtovanie:

518 / 321 — 50 €
343 / 321 — 11,50 €

Aj tu ide o službu, preto sa v tomto príklade používa účet 518.

Faktúra za nákup materiálu

Firma nakúpila materiál, ktorý bude spotrebovaný pri jej činnosti.

Základ dane: 400 €
DPH: 92 €
Celkom: 492 €

Účtovanie:

501 / 321 — 400 €
343 / 321 — 92 €

Pri konkrétnom účtovnom prípade však treba vždy posúdiť charakter nakúpeného materiálu a spôsob jeho evidencie. Tento typ účtovania sa nazýva spôsob B účtovania zásob a účtuje sa priamo na nákladový účet.

Existuje aj spôsob A účtovania zásob, pri ktorom sa materiál neúčtuje hneď do nákladov. Zaúčtuje sa na účet 112, ktorý vyjadruje hodnotu skladovaných zásob materiálu.

Faktúra za tovar na ďalší predaj

Obchodná firma nakúpila tovar, ktorý bude ďalej predávať svojim zákazníkom.

Základ dane: 1 000 €
DPH: 230 €
Celkom: 1 230 €

Typický účtovný zápis spôsobom B účtovania nákupu tovaru u platiteľa DPH:

504 / 321 — 1 000 €
343 / 321 — 230 €

Ak by firma účtovala obstaranie tovaru spôsobom A, zápis môže vyzerať takto:

132 / 321 — 1 000 €
343 / 321 — 230 €

Faktúra za nájom

Firma dostala faktúru za prenájom kancelárskych priestorov.

Základ dane: 600 €
DPH: 138 €
Celkom: 738 €

Pri bežnom účtovaní u platiteľa DPH:

518 / 321 — 600 €
343 / 321 — 138 €

Aj pri tomto príklade však treba vychádzať z konkrétnych podmienok nájmu a fakturácie.

Faktúra za dlhodobý majetok

Firma kúpi napríklad nový počítač, ktorý bude používať dlhodobo pri svojej podnikateľskej činnosti.

Tu už nejde automaticky o bežný náklad.

Pri dlhodobom majetku sa postupuje podľa charakteru majetku, jeho obstarávacej ceny a ďalších podmienok. Účtovanie preto môže byť u platiteľa DPH napríklad:

042 / 321 — obstarávacia cena majetku
343 / 321 — DPH

Po zaradení majetku do používania nasleduje jeho zaúčtovanie na príslušný účet majetku.

Tento príklad je dobrým pripomenutím, že rovnaký typ faktúry nemusí vždy znamenať rovnaké účtovanie. Rozhodujúce je, čo firma skutočne nakúpila a aký charakter má daný účtovný prípad.

Pozor: rovnaká faktúra nemusí vždy znamenať rovnaké účtovanie

Pri účtovaní je lákavé vytvoriť si jednoduché pravidlo:

„Faktúra za službu = 518 / 321.“

V praxi to však nemusí byť vždy také jednoduché.

Účtovník musí posudzovať konkrétny obsah účtovného prípadu. Dôležitý môže byť napríklad účel nákupu, charakter majetku, spôsob použitia alebo ďalšie okolnosti.

Preto je pri učení účtovníctva oveľa užitočnejšie pochopiť logiku účtovania, než sa iba naspamäť naučiť zoznam účtovných zápisov.

Najčastejšie chyby pri účtovaní prijatých faktúr

Začínajúci účtovníci robia často chyby najmä preto, že sa snažia účtovný prípad vyriešiť iba podľa jednej informácie.

Medzi časté problémy patria napríklad:

• nesprávne určenie druhu nákladu,
• prehliadnutie dátumu dodania,
• nesprávne zaúčtovanie DPH,
• nesprávne zaradenie dokladu,
• zaúčtovanie faktúry bez overenia jej obsahu,
• použitie nesprávneho účtu len preto, že názov na faktúre pôsobí podobne.

Dobré účtovanie preto nezačína otázkou:

„Na aký účet to mám dať?“

Začína otázkou:

„Čo sa v tomto účtovnom prípade skutočne stalo?“

Práve tento spôsob uvažovania je pre začínajúceho účtovníka veľmi dôležitý.

Musím poznať všetky účty naspamäť?

Nie.

Pri začiatkoch v účtovníctve je úplne prirodzené, že účtovník nemá všetky účty a postupy okamžite v hlave.

Dôležitejšie je pochopiť princíp:

čo sa stalo → čo firma prijala → čo tým vzniklo → kam to patrí → ako sa účtovný prípad zaúčtuje.

Postupne sa opakujúce účtovné prípady dostanú do praxe a ich účtovanie bude prirodzenejšie.

Čo ak ide o zložitejšiu faktúru?

Nie každá prijatá faktúra je jednoduchá.

Môže ísť napríklad o:

• faktúru za viac druhov tovaru alebo služieb,
• zálohovú faktúru,
• faktúru k prijatej platbe na účely DPH,
• dobropis,
• faktúru súvisiacu s majetkom,
• faktúru zo zahraničia,
• faktúru s osobitným režimom DPH.

Pri takýchto prípadoch už nestačí poznať iba základný postup. Účtovník musí vedieť posúdiť konkrétnu situáciu a poznať zákony, ktoré sa na ňu vzťahujú.

Preto je pri učení účtovníctva dôležité postupne prechádzať od jednoduchých účtovných prípadov k zložitejším.

Prijatá faktúra nie je len číslo v účtovnom programe

Účtovný program môže výrazne uľahčiť prácu, ale sám za účtovníka nerozhodne, čo sa na faktúre skutočne účtuje.

Program je nástroj.

Správne rozhodnutie musí urobiť účtovník.

Ak teda s účtovníctvom začínate, nesnažte sa naučiť iba mechanicky zadávať faktúry. Snažte sa pochopiť logiku účtovania a súvislosti medzi jednotlivými účtovnými prípadmi.

Zhrnutie: Ako zaúčtovať prijatú faktúru?

Základný postup môžeme zjednodušiť na niekoľko krokov:

1. Skontrolovať faktúru.
2. Zistiť, čo firma nakúpila.
3. Určiť charakter účtovného prípadu.
4. Posúdiť DPH.
5. Vybrať správne účty.
6. Zaúčtovať faktúru.
7. Následne sledovať a zaúčtovať jej úhradu.

Ak týmto krokom začínajúci účtovník rozumie, má dobrý základ pre ďalšie účtovné prípady.

A práve na praktických príkladoch sa účtovníctvo učí najlepšie.