E-faktúra od 1. 1. 2027: Čo musí účtovník riešiť so svojimi klientmi

Od 1. januára 2027 sa elektronická fakturácia stane realitou pre veľkú časť slovenských podnikateľov. Pre účtovníkov však e-faktúra neznamená iba ďalšiu legislatívnu zmenu, ktorú treba sledovať.

Mení sa aj spôsob, akým budú niektorí klienti vystavovať, prijímať a spracovávať faktúry. Účtovník tak bude prirodzene patriť medzi ľudí, na ktorých sa klienti obrátia s otázkami.

Týka sa eFaktúra môjho podnikania? Musím meniť účtovný program? Kto bude faktúry prijímať? Čo mám urobiť ako neplatiteľ DPH?

Práve preto sa oplatí začať prípravu riešiť už v roku 2026.

E-faktúra nebude pre všetkých klientov znamenať to isté

Jednou z prvých vecí, ktoré by mal účtovník so svojimi klientmi vyriešiť, je jednoduchá otázka:

Aké povinnosti bude mať konkrétny klient?

Nie všetci podnikatelia budú mať od 1. januára 2027 rovnaké povinnosti.

Pri zákonom určených tuzemských transakciách sa povinnosť vyhotovovať elektronické faktúry týka najmä slovenských platiteľov DPH. Povinnosť e-faktúry prijímať však bude širšia, pretože sa týka aj podnikateľov, ktorí nie sú platiteľmi DPH.

Pre účtovníka z toho vyplýva dôležitá vec:

Nestačí klientov rozdeliť iba na platiteľov a neplatiteľov DPH.

Treba sa pozrieť aj na to, čo klient predáva, komu fakturuje, od koho nakupuje a akým spôsobom dnes faktúry spracúva.

Čo by mal účtovník zistiť pri každom klientovi?

Rok 2026 je vhodný na vytvorenie jednoduchého prehľadu klientov.

Pri každom klientovi sa oplatí zaznamenať, prípadne zistiť najmä:

• je alebo nie je platiteľom DPH,
• komu svoje služby alebo tovary fakturuje,
• či fakturuje slovenským podnikateľom,
• či prijíma faktúry od slovenských dodávateľov,
• koľko faktúr približne mesačne vystavuje a prijíma,
• aký fakturačný alebo účtovný program používa,
• kto dnes prijíma jeho faktúry,
• či má nastavený elektronický obeh účtovných dokladov,
• kto bude mať na starosti elektronické faktúry po 1. januári 2027.

Takýto prehľad môže účtovníkovi výrazne uľahčiť prípravu.

Namiesto toho, aby riešil e-faktúru naraz so všetkými klientmi, môže si ich rozdeliť podľa toho, aké zmeny sa ich reálne týkajú.

Platiteľ DPH: klient, ktorého treba pripraviť na vystavovanie e-faktúr

Pri klientovi, ktorý je platiteľom DPH a uskutočňuje zákonom určené tuzemské transakcie, bude potrebné venovať pozornosť najmä vystavovaniu elektronických faktúr.

Účtovník by si mal s klientom prejsť:

• aký fakturačný systém používa,
• či bude podporovať požadovaný formát e-faktúry,
• ako bude faktúry odosielať,
• akého digitálneho poštára využije,
• kam sa budú prijaté faktúry ukladať,
• ako sa budú údaje prenášať do účtovníctva.

Tu je veľmi dôležitá spolupráca medzi účtovníkom, klientom a dodávateľom účtovného alebo fakturačného softvéru.

Účtovník nemusí byť ten, kto technicky nastaví celý systém. Mal by však vedieť, čo od systému potrebuje a ako má výsledný proces fungovať.

Neplatiteľ DPH: netreba ho zo zoznamu vynechať

Pri neplatiteľoch DPH môže byť situácia iná.

Neplatiteľ DPH nebude automaticky povinný od 1. januára 2027 vystavovať svoje faktúry ako elektronické.

To však neznamená, že sa ho elektronická fakturácia vôbec netýka.

Ak bude od svojich dodávateľov prijímať elektronické faktúry v režime povinnej elektronickej fakturácie, musí byť schopný ich prijať.

Pre účtovníka je preto dôležité klientovi vysvetliť rozdiel medzi:

vystavovaním e-faktúr a prijímaním e-faktúr.

Práve táto otázka môže byť jednou z najčastejších tém komunikácie s klientmi v priebehu roka 2026.

Kto bude faktúry prijímať?

Toto je otázka, ktorú by mal účtovník s klientom vyriešiť ešte pred januárom 2027.

Predstavme si malú firmu, ktorá dnes dostáva faktúry e-mailom na adresu konateľa.

Dodávateľ pošle PDF faktúru, konateľ ju prepošle účtovníkovi a účtovník ju spracuje.

Pri e-faktúre bude proces odlišný.

Elektronická faktúra bude doručovaná prostredníctvom digitálneho poštára a bude potrebné určiť, kto k nej bude mať prístup a ako sa dostane do účtovného systému.

Preto je vhodné s klientom vopred dohodnúť:

Kto bude e-faktúry prijímať?

Kto ich bude kontrolovať?

Ako sa dostanú k účtovníkovi?

Ako sa zaúčtujú?

Čím jasnejšie bude tento proces nastavený, tým menšie riziko vznikne, že sa niektorý doklad stratí alebo zostane nespracovaný.

Digitálny poštár: ďalšia vec, ktorú treba s klientom vyriešiť

Elektronické faktúry budú fungovať prostredníctvom siete Peppol a certifikovaných digitálnych poštárov.

Pre účtovníka to znamená, že klient bude potrebovať vhodné riešenie na elektronické prijímanie a podľa svojej situácie aj odosielanie e-faktúr.

Nie každý klient však potrebuje rovnaké riešenie.

Veľká spoločnosť s tisíckami faktúr mesačne bude pravdepodobne potrebovať automatizované prepojenie účtovného alebo ERP systému.

Malému živnostníkovi môže postačovať jednoduchšie riešenie.

Úlohou účtovníka preto nemusí byť vybrať konkrétneho poskytovateľa. Dôležitejšie je pomôcť klientovi pochopiť, aké riešenie potrebuje a ako má zapadnúť do jeho účtovníctva.

Finančná správa už poskytuje aktuálne informácie k elektronickej fakturácii, digitálnym poštárom a pripravovanému systému e-faktúry. Pri konkrétnych prípadoch je preto vhodné vychádzať z jej aktuálnych usmernení.

Účtovný softvér bude hrať veľkú úlohu

Pre účtovníkov bude jednou z najdôležitejších praktických otázok kompatibilita účtovného softvéru.

Ak klient používa samostatný fakturačný program a účtovník pracuje v inom systéme, treba sa pozrieť na celý proces.

Ideálny stav je taký, keď:

klient vystaví alebo prijme e-faktúru → systém ju spracuje → údaje sa automaticky dostanú do účtovníctva → účtovník vykoná kontrolu a zaúčtovanie.

Čím menej údajov bude potrebné ručne prepisovať, tým väčší úžitok bude mať elektronická fakturácia.

Pre účtovnícke firmy môže byť práve toto jedna z najväčších výhod, ktoré e-faktúra prinesie.

Menej prepisovania môže znamenať viac času na účtovníctvo

Dnes mnohí účtovníci pri spracovaní faktúr venujú veľa času činnostiam, ktoré samotné účtovníctvo neposúvajú výrazne dopredu:

Otvoriť doklad.

Skontrolovať údaje na faktúre.

Prepísať údaje o dodávateľovi.

Prepísať sumy a dátumy.

Doplniť do systému údaje o tovare či službe.

Skontrolovať DPH.

Zaúčtovať.

Pri správne nastavenom elektronickom procese môže byť veľká časť týchto úkonov automatizovaná.

Účtovník však nebude z procesu úplne odstránený.

Naopak.

Jeho úloha sa môže viac presunúť od ručného zadávania údajov ku kontrole, spracovaniu a odbornému posúdeniu údajov. Okrem toho je veľa účtovných zápisov, ktoré s fakturáciou nesúvisia.

Čo s klientmi, ktorí stále posielajú faktúry e-mailom?

Toto môže byť v roku 2026 veľmi praktická téma.

Mnohé malé firmy majú dnes jednoduchý systém:

„Faktúry mi chodia na e-mail a raz za mesiac ich pošlem účtovníčke.“

S e-faktúrou bude vhodné tento proces prehodnotiť.

Účtovník by mal klientovi vysvetliť, že elektronická faktúra nebude iba ďalšia príloha v e-mailovej schránke.

Bude dôležité nastaviť, kam elektronické doklady prichádzajú, kto ich kontroluje a ako sa dostanú do účtovného systému.

To je vhodná príležitosť na zefektívnenie celého obehu dokladov.

Čo bude s PDF faktúrami?

Ani tu by účtovník nemal klientom vysvetľovať situáciu príliš zjednodušene.

Nie je správne hovoriť:

„Od roku 2027 sú PDF faktúry zakázané.“

Povinná elektronická fakturácia sa týka platiteľov DPH usadených na Slovensku pri tuzemských zdaniteľných transakciách. Títo sú povinní vyhotovovať elektronické faktúry v ustanovenom formáte.

Ak teda konkrétna obchodná transakcia pod povinnú e-fakturáciu spadá, samotné odoslanie PDF faktúry e-mailom nebude náhradou za požadovanú štruktúrovanú elektronickú faktúru.

Prijímať e-faktúry majú povinnosť všetky zdaniteľné osoby a dokonca aj právnické nezdaniteľné osoby. Z toho ale vyplýva, že ak si medzi sebou fakturujú neplatitelia DPH, tak sa na ani jedného zo zúčastnených nevzťahuje povinnosť e-fakturácie.

Ako komunikovať e-faktúru klientom?

Práve komunikácia môže byť jednou z najdôležitejších úloh účtovníckej firmy v roku 2026.

Klient nemusí rozumieť technickým detailom systému Peppol, digitálnym poštárom ani formátu elektronickej faktúry.

Potrebuje vedieť:

Čo sa mení?

Týka sa to mňa?

Čo musím urobiť?

Koľko ma to bude stáť?

Čo odo mňa potrebujete vy ako účtovník?

Preto môže byť vhodnejšie neposielať klientom iba všeobecný odkaz na legislatívu.

Oveľa užitočnejšie môže byť pripraviť krátku správu alebo checklist priamo pre konkrétneho klienta.

Praktický checklist pre účtovníka

Pri príprave klientov na e-faktúru môže pomôcť jednoduchý kontrolný zoznam:

• Zistiť, či klient patrí medzi subjekty s povinnosťou vystavovať e-faktúry.
• Overiť, či bude klient povinný e-faktúry prijímať.
• Zistiť, komu klient vystavuje faktúry.
• Zistiť, od koho faktúry prijíma.
• Skontrolovať fakturačný a účtovný softvér.
• Overiť podporu požadovaného formátu.
• Zistiť možnosti digitálneho poštára.
• Dohodnúť, kto bude e-faktúry prijímať.
• Nastaviť spôsob odovzdávania dokladov účtovníkovi.
• Premyslieť archiváciu elektronických dokladov.
• Otestovať proces pred 1. januárom 2027.
• Informovať klienta o jeho konkrétnych povinnostiach.

Čo by mal účtovník riešiť už v roku 2026?

Najväčšou chybou by bolo začať riešiť e-faktúru až v januári 2027.

Účtovnícka firma môže rok 2026 využiť na postupnú prípravu klientov.

Nemusí pritom všetkých klientov riešiť naraz.

Praktickým riešením môže byť rozdeliť ich do skupín:

1. Klienti, ktorí budú e-faktúry vystavovať aj prijímať

Títo klienti budú potrebovať najväčšiu pozornosť z hľadiska nastavenia systému.

2. Klienti, ktorí budú e-faktúry iba prijímať

Tu bude dôležité zabezpečiť správny príjem a odovzdanie dokladov do účtovníctva.

3. Klienti, ktorých sa povinnosť vystavovania e-faktúr netýka

Aj pri nich treba overiť, či sa ich nebude týkať povinnosť elektronické faktúry prijímať.

Takýto postup môže účtovníckej firme výrazne uľahčiť organizáciu celej prípravy.

E-faktúra môže byť pre účtovnícku firmu aj výhodou

Každá legislatívna zmena prináša podnikateľom určitú administratívu.

E-faktúra však môže účtovníkom priniesť aj niečo pozitívne.

Ak sa podarí elektronické faktúry správne prepojiť s účtovným systémom, môže sa znížiť množstvo ručnej práce a opakovaných činností.

Účtovník tak môže tráviť menej času prepisovaním údajov a viac času odbornou kontrolou účtovníctva, komunikáciou s klientmi a poskytovaním ďalších služieb.

Pre účtovnícku firmu môže byť preto rok 2026 vhodným obdobím nielen na splnenie novej povinnosti, ale aj na modernizáciu vlastných procesov a digitalizáciu práce s klientmi.

E-faktúra od 1.1.2027: čas pripraviť seba aj svojich klientov

Elektronická fakturácia nebude iba zmena formátu faktúry. Pre mnohé účtovnícke firmy bude znamenať aj zmenu spôsobu, akým pracujú s dokladmi a komunikujú so svojimi klientmi.

Dobrou správou je, že na prípravu je ešte čas.

Účtovník, ktorý začne svojich klientov postupne prechádzať už v roku 2026, môže novú povinnosť zvládnuť bez zbytočného stresu a zároveň využiť príležitosť na zjednodušenie účtovných procesov.

Najlepšia príprava nebude spočívať iba v tom, že sa účtovník naučí pravidlá elektronickej fakturácie. Dôležité bude aj vedieť vysvetliť ich svojim klientom a nastaviť celý proces tak, aby elektronická faktúra neskončila niekde medzi klientovým systémom, e-mailom a účtovníctvom.

Práve preto sa oplatí začať s prípravou už teraz – ešte predtým, než sa z eFaktúry stane každodenná realita.